Reinventar el modelo del operador de transporte
Desarrollar mi propio TMS fue un recogido largo, costoso, invirtiendo muchas horas de mi tiempo. No obstante, el resultado merece la pena.
Para quien desee saber un poco más de contexto y el inicio de todo, incluido los motivos y circunstancias que me llevaron este cambio del modelo del operador de transporte, aquí esta el enlace del artículo anterior llamado Itinerario de un operador de transporte (ex-franquiciado).
Todo empezó en el 2016:
El primer paso fue de dar un nombre a nuestra plataforma, elegimos: My Shipment Online (MSO).
En aquel momento la mensajería y el Courier representaban todavía el 65% de nuestra facturación y mas del 80% de las expediciones. Por lo tanto, como primer paso decidimos crear una página web en la cual los clientes pudiesen documentar sus envíos. En el mismo tiempo nos hemos integrado con ASM, Zeleris, FedEx, TNT y DHL.
Ahora tocaba presentar My Shipment Online (MSO) a los clientes para que lo usen. A mi gran sorpresa la gran mayoría de ellos les encanto MSO. ¡Buena señal!
Rápidamente compramos 140 impresoras baratas a un proveedor chino (115 € / unidad porte incluido) para instalarlas en nuestros clientes y que empiecen a documentar sus envíos.
Se acabo los albaranes manuales, 80% de los envíos nos vienen ya etiquetados!
El programa indicaba los precios posibles de venta al documentar los envíos (ej. FedEx: 64 €- DHL: 56€ – TNT 96 €), para que los remitentes elijan ellos mismo el servicio. Les encanto esta funcionalidad.
Al tener el seguimiento online de los envíos, el número de llamadas y mails bajaron drásticamente.
Año 2017
Implementamos:
- Solicitud de recogida online por parte de los clientes y asignación a los choferes
Se reducen por 4 las llamadas y mail por parte de los clientes para que pasemos a recoger - Albarán único de recogida. Cual sea el proveedor (ASM, Zeleris, FedEx…) se emite un único albarán de recogida.
En paralelo, seguimos con las integraciones: CBL, Schenker, Dachser.
Año 2018
Modulo financiero
Cada vez gestionamos más proveedores.
Implementamos una herramienta para importar de forma masiva las facturas de nuestros proveedores incluyendo: precios de compra, peso y volumen retasados, adeudos…
¡Increíble! Por fin podemos repercutir los retasados y adeudos a nuestros clientes dedicando pocos minutos a importar la factura de cada proveedor. Estimamos que nos permitió subir nuestros márgenes de 4 a 6%.
Por otra parte, con el módulo financiero calculamos nuestros márgenes por proveedor, cliente…Muy útil a la hora de visitar un cliente o de decidir de las subidas de precio a fin de año.
Modulo presupuesto
Hasta la fecha los presupuestos se gestionaban por mail. Tanto las solicitudes nuestras hacia nuestros proveedores como las de nuestros clientes hacia nosotros.
Con el módulo de presupuesto los clientes empezaron a solicitar presupuestos online, se emitía un mail de respuesta desde la propia plataforma. Obviamente cuando se aprueba un presupuesto se asocia al servicio los precios de compra y de venta pactados.
¡Se acabo rastrear el mail a fin de mes buscando los precios de ventas acordado!
Para que veas que el modulo de presupuesto es muy importante, en 5 años hemos tratado más de 13000 presupuestos.
Logística Inversa
Hasta la fecha habíamos dejado el tema a parte. Las llegadas, importaciones, cruzadas (intercity) todavía se gestionaban con mails y Excel…
La verdad es que desarrolla este módulo ha sido un dolor de cabeza…pero merecía la pena.
¡Ahora 100% de nuestros envíos pasan por MSO! Una «gran victoria» para nosotros
Más integraciones: nos integramos con Gefco, XPO y Tourline (Ctt)
Año 2019
Módulo de facturación
El último paso para cerrar el bucle. Todavía sacábamos las facturas con el Datatrans (un programa bastante arcaico), Es decir volcábamos los datos del módulo de financiero de MSO al Datatrans con ficheros csv. Ahora emitimos las facturas desde MSO, sin riesgo de error con un formato de factura diseñado por nosotros
Integración cliente
Desarrollamos un sistema para que nuestros clientes se integran con MSO de forma ágil. Imprescindible para captar cuentas grandes.
En páralelo seguimos con más integraciones proveedor
Año 2020
Módulo Tender
Con este módulo podemos valorar grandes listas de envíos con varias tarifas e identificar las ventajas de cada una aplicando filtros de peso y/o zonas de destino.
Muy útil para conocer los servicios a ofrecer a un cliente según destinos y pesos.
Antes dedicaba horas a base de Excel para llevar al cabo estos estudios. Ahorra en cuestión de minutos está hecho.
Años 2021 / 2022
Gestión de incidencias – comunicación con clientes y proveedor
Con este módulo, en base a las incidencias importadas por trazabilidad o detectadas por ATC (Atención al Cliente) se automatiza y centraliza la comunicación con los proveedores y clientes en MSO.
El módulo conlleva también un sistema de alertas en caso de tiempo de transito excesivo.
Que ganamos: se reducen drásticamente el numero de mails redactados, se anticipa los problemas y trata las incidencias de forma eficaz.
RESUMEN:
El esfuerzo merece la pena.
En 5 años hemos multiplicado la facturación por dos y medio manteniendo casi la misma plantilla.
Nuestros márgenes han subido un 7% y lo más importante ahora nuestros clientes son fieles (a penas perdemos clientes).
¡Por fin mi nueva vida como empresario se parece a lo que había soñado!